フリーランスや個人事業主として働いていると、「これは経費にしていいのか」で手が止まる瞬間が何度も訪れます。結論から言うと、経費にできるのは「事業を行うために必要な支出」だけです。私的な生活のための支出は経費になりませんが、仕事と私用が混ざっている費用は「按分（あんぶん）」して事業使用分だけを経費に計上できます。

この線引きを感覚でやってしまうと、確定申告のときに慌てたり、税務調査で否認されたりする原因になります。そこでこの記事では、経費の基本的な考え方、フリーランスが計上しやすい費目と勘定科目、迷いやすい家賃・通信費・車などの按分、そして「経費にできないもの」までを、順を追って整理します。読み終えるころには、日々のレシートを迷わず仕分けできる状態を目指します。

なお、税務の取り扱いは事業の実態によって判断が変わります。ここで示すのは一般的な流れの解説です。個別の判断は、税理士や所轄の税務署にご確認ください。

経費とは「所得を減らして税額を下げる」仕組み

個人事業主の所得税は、大まかに「売上（収入）－必要経費＝所得」で計算し、その所得に税率をかけて決まります。つまり必要経費が増えれば所得が減り、結果として所得税・住民税・国民健康保険料の計算基礎も下がります。だからこそ「使ったお金を正しく経費にする」ことは、節税の第一歩になります。

ただし、経費はあくまで「事業に関連して実際に支払ったもの」です。税金を減らしたいからといって、事業と関係のない支出まで計上すれば、それは経費の水増しであり、後から否認されれば追徴課税の対象になります。増やすべきは「正しく計上できているのに、うっかり漏らしている経費」の方です。

経費かどうかを分ける2つの問い

ある支出を経費にできるか迷ったら、次の2つを自分に問いかけると整理しやすくなります。1つ目は「その支出は事業のために必要だったか（事業関連性）」。2つ目は「事業のために使ったことを、レシートや記録で説明できるか（証拠性）」。この両方に「はい」と言えれば、経費にできる可能性が高いといえます。

逆に、事業との関連を説明しづらい支出や、記録が残っていない支出は、経費計上のリスクが高まります。判断に迷う費目ほど、「なぜ事業に必要だったか」を一言メモに残しておくと、後の自分を助けてくれます。

フリーランスが計上しやすい主な経費と勘定科目

経費は帳簿づけのときに「勘定科目」というグループに振り分けます。科目名は絶対的な決まりがあるわけではなく、毎年同じ基準で分類することが大切です。代表的な費目と科目を整理します。

科目に迷ったら、「支出の目的が近いもの」を選び、翌年以降も同じ扱いにすれば問題ありません。会計ソフトを使うと、過去の仕訳から自動で科目を提案してくれるため、分類の負担はかなり軽くなります。

迷いやすい費目①：自宅兼事務所の家賃・光熱費

自宅で仕事をしている場合、家賃・電気代・水道代などは、事業に使っている割合だけを経費にできます。これを家事按分といいます。按分の基準は、面積（仕事部屋が全体の何％か）や、使用時間（1日のうち何時間仕事に使うか）など、合理的に説明できるものを選びます。

たとえば自宅の3割を仕事スペースとして使っているなら、家賃の3割を「地代家賃」として経費計上する、といった具合です。大切なのは、割合の根拠を自分で説明できること。「なんとなく5割」ではなく、面積や時間から算出した数字にしておきましょう。持ち家の住宅ローンは元本部分が経費にならないなど、細かい注意点もあるため、判断に迷う場合は専門家に相談すると安心です。

迷いやすい費目②：スマホ・通信費・車

プライベートと共用しているスマホやインターネット回線も、事業使用分を按分して通信費に計上できます。仕事の連絡やリサーチにどれくらい使っているかを、時間や用途から見積もります。車を事業に使う場合も同様で、ガソリン代・保険・車検費用などを走行距離の事業割合で按分します。

按分の割合は、一度決めたら毎月・毎年ぶれないように運用するのがコツです。

経費にできないもの・グレーな支出（正直な注意点）

ここは失敗が起きやすいところなので、正直に書きます。まず、完全に私的な支出は経費になりません。家族との外食、私服、プライベートの旅行などは、いくら「気分転換になった」と言っても事業経費にはできません。所得税・住民税そのものや、事業と無関係な借入の返済も経費対象外です。

グレーになりやすいのは、スーツや腕時計、健康維持のためのジム代など「仕事にも役立つが私生活にも使えるもの」です。これらは事業関連性の説明が難しく、否認されやすい費目です。売上規模に対して交際費や旅費が不自然に多いと、税務調査で説明を求められることもあります。「グレーなら攻める」よりも、「説明できないものは載せない」方が、長い目で見て安全です。判断がつかない支出は、経費に入れる前に税理士へ確認するのが確実です。

レシート・帳簿の保存と、インボイス・電子帳簿保存法

経費は「使った」という事実だけでなく、それを証明できる状態にしておくことが重要です。レシートや領収書、請求書は原則として保存が必要で、青色申告の場合は帳簿とあわせて数年間保管します。2023年10月に始まったインボイス制度により、取引先が求める場合は適格請求書の扱いも意識する必要があります。

また、電子取引（メールやWebで受け取った請求書など）は、電子帳簿保存法のルールに沿ってデータのまま保存するのが原則です。紙とデータが入り混じると管理が煩雑になるため、会計ソフトやクラウドストレージで一元管理しておくと、確定申告のときに慌てずに済みます。制度の細かな要件は改正されることがあるので、最新情報は国税庁や税理士に確認してください。

経費だけでなく「控除」も味方につける（青色申告）

所得を下げる方法は経費だけではありません。青色申告をすると、要件に応じて青色申告特別控除を受けられます。2026年時点では、複式簿記で記帳し、貸借対照表・損益計算書を添付して期限内に申告し、かつe-Taxまたは電子帳簿保存を行えば65万円、電子要件を満たさない場合は55万円、簡易な記帳の場合は10万円の控除が受けられます。

なお、2026年度の税制改正大綱では、2027年分（令和9年分）から控除の枠組みが見直され、電子帳簿保存等の要件を満たすと最大75万円、書面提出による55万円は廃止といった変更が予定されています。適用は先の話ですが、いまのうちからe-Taxと会計ソフトに慣れておくと、将来の改正にもスムーズに対応できます。

仕事場所の費用を経費にする：コワーキングという選択

自宅の按分に頭を悩ませるより、外に仕事場所を持ってその費用を経費計上する、という考え方もあります。コワーキングスペースの月額利用料やドロップイン料金は、事業のための場所代として計上しやすく、按分計算の手間も減らせます。集中できる環境が手に入るうえ、経理もシンプルになるのは一石二鳥です。

名古屋・星ヶ丘にあるクリガレ星ヶ丘（星ヶ丘駅から徒歩5分、旧・星が丘自動車学校をリノベーションした施設）の料金を参考までに挙げると、ベーシックプラン（個人・個人事業主向け）は月3,278円（税込）、法人・団体プランは月7,678円（税込・法人登記込み・半年〜）です。入会金は個人16,500円・法人38,500円。ちょっと使いたいときはドロップイン330円/30分、会議室は会員660円/時間・一般1,500円/時間で利用できます。郵便は専用ロッカーで24時間受け取り可能です。こうした利用料は、事業に使っている限り経費として扱えます。

こういう人には「なんでも経費」思考は向かない

経費計上は節税の基本ですが、次のようなケースでは考え方を切り替えた方が安全です。

• とにかく税金を減らしたい人：私的な支出まで無理に経費化すると、否認・追徴のリスクが上回ります。減らすべきは「漏れている正しい経費」です。
• 記録を残すのが極端に苦手な人：証拠が残らない経費は説明できません。まず会計ソフトで自動的に記録が残る仕組みを整える方が先決です。
• グレーな費目で節税額を最大化したい人：スーツや私生活兼用の高額品などは、短期の節税より長期の安心を優先し、専門家に相談してから判断するのが賢明です。

まとめ

フリーランスの経費は、「事業に必要で、説明できる支出」に尽きます。私用と混ざる費用は按分し、根拠を残す。経費にできないものは正直に外す。そのうえで青色申告の控除も活用すれば、無理なく手元に残るお金を増やせます。日々の記録を会計ソフトで自動化し、仕事場所の費用のように按分不要でシンプルに計上できる支出を上手に使うことが、迷いを減らす近道です。

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yasuhiro

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